Contratación de servicios técnicos en informática y web hosting

Antecedentes:

Creada en diciembre de 1999, la Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres y secretaría de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (UNISDR por sus siglas en inglés) es el punto focal designado en el sistema de las Naciones Unidas para la coordinación de la reducción del riesgo de desastres, de asegurar sinergias entre las actividades de reducción de desastres de las Naciones Unidas y las organizaciones regionales, y de las actividades en los campos socioeconómicos y humanitarios. Encabezada por la Representante Especial del Secretario General de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres, la UNISDR tiene más de 100 funcionarios en su sede en Ginebra, Suiza y 5 oficinas regionales y otras presencias en el terreno. En particular, la UNISDR coordina los esfuerzos internacionales en la reducción del riesgo de desastres; guiando, monitoreando e informando sobre el progreso en la implementación del Marco de Acción de Hyogo; promueve campañas para fomentar conciencia mundial de los beneficios de la reducción del riesgo de desastres y de empoderar a la gente a reducir su vulnerabilidad ante las amenazas; aboga por mayores inversiones en la reducción del riesgo de desastres para proteger la vida de las personas y sus bienes y para una participación mayor y mejor informada de los hombres y mujeres en la reducción del riesgo de desastres. Asimismo informa y conecta a las personas a través de la prestación de servicios y herramientas prácticas tales como PreventionWeb, publicaciones sobre buenas prácticas y dirigiendo la preparación del Informe de Evaluación Global sobre la Reducción del Riesgo de Desastres y la organización de la Plataforma Global para la Reducción del Riesgo de Desastres.

El Programa de Preparación ante Desastres del Departamento de Ayuda Humanitaria y Protección Civil de la Comisión Europea (ECHO), conocido como DIPECHO por sus siglas en inglés (Disaster Preparedness ECHO), busca limitar el impacto negativo de las catástrofes mediante la prevención y el fortalecimiento de las capacidades de respuesta de las autoridades y las poblaciones afectadas.

1. Nombre del proyecto:
Fortalecimiento de la Reducción del Riesgo de Desastres (RRD) en América del Sur a través de un mayor fomento de las prioridades del Marco de Acción de Hyogo (MAH) a nivel local, nacional y regional 2013-2014

2. Duración de la consultoría:
10 meses con posibilidad de extensión

3. Lugar de trabajo:
Virtual, reportándose a UNISDR Las Américas, Ciudad del Saber, Panamá

4. Descripción del servicio:
Soporte técnico a la gestión de información y ‘hosting’ de un sistema de información como espacio virtual compartido (HFA-Pedia y portal web RRD-DIPECHO LAC). Este servicio tiene por objeto la contratación de servicio profesional para el diseño, migración de datos, ‘hosting’ / abastecimiento del sistema de información en un servidor, seguridad del portal, vinculación con otros sitios de la UNISDR y sus socios principales (IFRC, ECHO, entre otros), su funcionamiento y mantenimiento de un sistema de información a través de un Portal Web RRD-DIPECHO.

Una de las principales funciones que tendrá el Portal Web RRD-DIPECHO es la promoción y difusión de materiales, buenas prácticas, herramientas e información proviniendo de los diferentes socios de la región en materia de Reducción del Riesgo de Desastres (RRD) de manera interactiva y participativa. Para llevar a cabo esta labor de promoción, resulta de vital importancia utilizar Internet como canal de comunicación puesto que es una vía que cada día es utilizada por más usuarios para localizar información.

El servicio de promoción, difusión y gestión de información debe ser prestado con la máxima calidad y fiabilidad por lo que resulta necesario disponer de datos actualizados y completos de las diferentes fuentes y agencias involucradas en temas de RRD y en los Planes de Acción DIPECHO. Por lo tanto, son necesarias las herramientas que faciliten a los socios UNISDR / DIPECHO desde diferentes países de América Latina y el Caribe subir información y materiales de manera fácil de usar y que incluye un diseño amigable y buscador de contenidos, vinculación con socios relacionados y manejo de contenidos.

Gestión de información

El proveedor de servicio seleccionado para el diseño, la migración de datos, implementación, ‘hosting’, gestión y mantenimiento del Portal Virtual de RRD-DIPECHO, gestionará todo el contenido del portal de manera conjunta con personal de la UNISDR Américas y con insumos y aportes de los socios DIPECHO / ECHO Sequía, los Sistemas Nacionales de Gestión del Riesgo y otros actores involucrados en la RRD desde América Latina y el Caribe.

El contenido incluirá secciones de información con elementos dinámicos y/o estáticos.
Se entiende por información dinámica aquellos datos e insumos de todos los países y elementos de información, así como las imágenes asociadas, documentos, videos, multimedia, entre otros, que puedan ser publicados, modificados y retirados automáticamente sin necesidad de tener conocimientos de programación.

Por otra parte, algunas páginas que, por su importancia requieren mayor atención con respecto a aspectos de diseño, se realizarán de manera estática y necesitarán la intervención técnica con conocimientos demostrados en la gestión de información, seguridad y manejo tecnológico.

Por otro lado, el proveedor de servicios generará y/o gestionará secciones dedicadas a noticias y boletines, redes sociales, eventos y novedades relacionadas con los proyectos DIPECHO / ECHO Sequía y con lo vinculado con la Reducción del Riesgo de Desastres (RRD). El portal en sí debe tener un buscador que permita la fácil ubicación de diferentes tipos de contenidos y secciones y permitir que los usuarios pueden subir insumos como documentos y material multimedia de manera fácil de usar y sin restricciones rígidas en cuanto el tamaño de los materiales.

Todo lo anterior será basado en un diagnóstico inicial de las fuentes existentes de información a través de un trabajo conjunto con la Oficina Regional de la UNISDR para las Américas y un plan de trabajo que contempla lo siguiente:
• Análisis Funcional;
• Diseño Técnico;
• Diseño de la arquitectura de la información que permita búsquedas, multiples usuarios y espacios compartidos;
• Servidor o ‘hosting’ del sistema de información con capacidad para contenidos de varios tipos y tamaños;
• Manual y formación;
• Desarrollo del Portal;
• Compatibilidad con diferentes navegadores y sistemas operativos.

5. Actividades a realizar:

• Migración de base de datos desde el ´HFA-Pedia´ con eliminación de Spam y cualquier ‘malware’, para asegurar fiabilidad de información y contenidos en el sistema de información;
• Diagnóstico inicial de necesidades en cuanto la gestión de información de socios DIPECHO y comunidad RRD en consulta con UNISDR;
• Establecer los objetivos fundamentales y parámetros de seguridad en coordinación con el personal de UNISDR Américas;
• Instalar y probar los componentes de seguridad nuevos;
• Proveer espacio ‘hosting’ / servidor del sistema de información por un periodo de 10 meses;
• Realizar pruebas del sitio en línea para ver que está funcionando correctamente y soporte para cualquier funcionamiento no deseado;
• Llevar a cabo el mantenimiento del sistema de información por un periodo de 10 meses.

6. Productos a entregar:
I. Plan de trabajo que cumple con lo mencionado aquí;
II. Propuesta inicial de diseño y funcionabilidad según diagnóstico inicial;
III. Portal Web que incluye contenidos de HFA-Pedia entre otros de relevancia a la temática RRD y DIPECHO, operatividad desde socios en los diferentes países de la región de América Latina y el Caribe, y asegurado contra SPAM y malware;
IV. Informe de las actividades desarrolladas durante el proceso inicial;
V. Manual de administración de los procesos de creación y manejo de usuarios;
VI. Manual para usuarios finales;
VII. Informes mensuales de mantenimiento y operación.

7. Presentación de las ofertas:
Los interesados deberán presentar Carta de presentación, CV de los miembros del Equipo de Trabajo, Propuesta Económica y Técnica con un plan de trabajo general, que incluye plazos y productos, a: vacantes@eird.org al más tardar el 20 de diciembre del 2013, haciendo mención al título de la consultoría en el asunto del mensaje. Aquellos que no envíen la documentación completa no serán considerados.

Una vez haya sido notificada su empresa como seleccionada para prestar el servicio, deberán presentar el formulario Vendor de Registro de Proveedores, que se les enviará previamente, acompañado de los anexos en él relacionados y firmar un Contrato de Servicios el cual se le enviará una vez se reciba el documento anterior.

Toda oferta que se reciba después del plazo fijado en estos términos de referencia no será considerada y se devolverá sin abrir al correspondiente remitente.

La formulación de la presente solicitud de ofertas no obliga a la UNISDR a suscribir el correspondiente contrato.

8. Criterios de selección:
La selección se efectuará al oferente que cumpliendo con lo expresado anteriormente cotice el menor valor.

En caso de empate en el valor económico de dos o más ofertas se hará el desempate mediante la propuesta técnica y, al ser necesario, sorteo entre los oferentes que presentaron valores similares y que cumplen con los requisitos establecidos en los presentes términos de referencia.

9. Régimen de pago:
La suma total de los servicios se cancelará de la siguiente manera:
1) El primero con la presentación del diagnóstico, propuesta técnica detallada, el plan de trabajo en el cual se presenta la metodología de trabajo y marco conceptual y el informe sobre la migración de la base de datos (10%);
2) El pago de ‘hosting’ y mantenimiento mensual se realizará contra la presentación de informes mensuales con facturas y conforme a los productos detallados en la sección 6 aquí arriba (80%):
 Co la aprobación por parte de UNISDR del informe intermedio de avance según el plan de trabajo concordado previamente y sobre el funcionamiento del Portal Web interactivo y que refleja opiniones de los socios de la región a través de una encuesta sobre su aplicabilidad y manejo;
 Con la presentación de un informe de avances sobre los productos finales, sujeto al visto bueno del jefe de la oficina regional de la UNISDR para las Américas;
3) Pago final con la entrega y aprobación del informe final y plan de seguimiento post-consultoría (10%).

10. Supervisión y Aprobación de los productos y pagos:
El proveedor de servicio reportará al Coordinador del Proyecto Regional de UNISDR en el marco del DIPECHO América del Sur 2011-2012.